Die ersten Wochen mit einem neuen Mandanten sind entscheidend. Nicht nur für die Qualität der Zusammenarbeit, sondern auch für die emotionale Grundlage: Vertrauen, Klarheit und Sicherheit. Und genau deshalb solltest du nicht einfach „loslegen“, sondern den Einstieg professionell strukturieren – am besten mit einem schriftlichen Mandatsvertrag. Oder, in internationaler Sprache: engagement letter.
Egal ob Einzelunternehmer, kleines Steuerbüro oder moderne Online-Buchhaltungsagentur – ein gut durchdachtes Schreiben zum Start schützt beide Seiten und macht von Anfang an deutlich: Hier wird professionell gearbeitet.
Wenn du also auf der Suche nach einem engagement letter template for new accounting clients bist oder verstehen willst, warum sich dieser Schritt wirklich lohnt, dann lies weiter. Es geht um weit mehr als nur Formales.
Was ist ein Engagement Letter – und warum ist er so wichtig?
Der Begriff stammt aus dem angloamerikanischen Raum, wird aber auch hierzulande immer beliebter. Im Kern ist ein Engagement Letter nichts anderes als ein Mandatsvertrag oder eine Leistungsvereinbarung.
Er regelt schriftlich:
- Welche Leistungen du erbringst
- Welche Aufgaben beim Mandanten bleiben
- Wie viel du dafür verlangst (und wann)
- Und was nicht zu deinem Verantwortungsbereich gehört
Warum das so wichtig ist? Weil Missverständnisse im Nachhinein nicht nur unangenehm, sondern auch teuer werden können. Ein sauberer Start beugt Streit vor – und macht Eindruck.
Was gehört in ein gutes Mandatsschreiben?
Ein Engagement Letter muss kein juristischer Wälzer sein. Im Gegenteil: Je klarer, verständlicher und menschlicher du formulierst, desto besser.
Hier die wichtigsten Bestandteile, die dein Schreiben enthalten sollte:
1. Einleitung & Begrüßung
Startest du mit einem freundlichen Ton, steigt sofort das Vertrauen. Etwa so:
„Vielen Dank für das entgegengebrachte Vertrauen. Wir freuen uns, Sie als Mandant willkommen zu heißen und gemeinsam mit Ihnen Ihre Finanzthemen zuverlässig zu betreuen.“
2. Definition der Parteien
Wer unterschreibt hier eigentlich? Firmennamen, Ansprechpartner und ggf. Vertretungsberechtigte nicht vergessen.
3. Gegenstand der Zusammenarbeit
Jetzt wird’s konkret. Beschreibe, was du übernehmen wirst – z. B.:
- laufende Finanzbuchhaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Jahresabschluss
- Umsatzsteuervoranmeldungen
Formuliere möglichst klar und eindeutig – am besten in Stichpunkten.
4. Mitwirkungspflichten des Mandanten
Hier regelst du, welche Unterlagen du brauchst, wann du sie brauchst, und wie sie übermittelt werden sollen.
Beispiel:
„Der Mandant verpflichtet sich, alle relevanten Belege bis zum 10. des Folgemonats digital über das bereitgestellte System einzureichen.“
Auch hier: Kein Paragraphendschungel – sondern klare Alltagssprache.
5. Vergütung & Zahlungsmodalitäten
Wichtig, damit später keine Unklarheit entsteht:
- Stunden- oder Pauschalpreis?
- Rechnungsstellung monatlich, quartalsweise?
- Zahlungsziel?
Wenn du mit Staffelpreisen oder Zusatzleistungen arbeitest (z. B. Beratung, Einspruchsverfahren), nenne diese separat.
6. Haftung & Ausschlüsse
Du bist kein Hellseher. Und auch kein Prüfer. Mach also deutlich, was du nicht leistest. Zum Beispiel:
„Eine betriebswirtschaftliche Beratung oder Steueroptimierung ist nicht Gegenstand dieser Vereinbarung, kann jedoch auf Wunsch separat vereinbart werden.“
So schützt du dich, falls später Erwartungen entstehen, die du nicht erfüllen wolltest.
7. Vertragslaufzeit & Kündigung
Auch das sollte geregelt sein: Gibt es eine Mindestlaufzeit? Welche Kündigungsfrist gilt? Wie erfolgt die Beendigung der Zusammenarbeit?
Tipp: Formuliere fair, aber verbindlich. Offenheit stärkt die Beziehung.
8. Schlussformel & Unterschrift
Am Ende darf’s nochmal herzlich werden:
„Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.“
Dann folgen Ort, Datum, Platz für Unterschrift – am besten digital & papierlos möglich.
Vorlage gefällig? So könnte ein Ausschnitt aussehen:
Betreff: Leistungsvereinbarung zur Übernahme Ihrer Buchhaltungsaufgaben
Sehr geehrte Frau Meier,
vielen Dank für Ihr Vertrauen. Im Folgenden möchten wir die wesentlichen Punkte unserer Zusammenarbeit schriftlich festhalten.
1. Leistungen
– Übernahme der laufenden Finanzbuchhaltung
– Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
– Monatlicher Report per E-Mail
2. Vergütung
Die monatliche Pauschale beträgt 280 € netto. Weitere Leistungen werden nach Absprache zu einem Stundensatz von 95 € abgerechnet.
(… und so weiter)
Natürlich darfst (und solltest!) du dir dein eigenes Dokument bauen – aber ein gut strukturierter engagement letter template for new accounting clients hilft dir dabei, nichts Wichtiges zu vergessen.
Digitale Tools: So machst du’s noch einfacher
Niemand hat Lust auf Zettelwirtschaft. Deshalb lohnt sich die Kombination aus Vorlage und digitalem Unterschriftentool. Tools wie DocuSign, HelloSign oder einfach PDF-Formulare mit Unterschriftsfeld machen das Ganze schnell, professionell und rechtssicher.
Noch ein Extra: Hinterlege deine Standardvereinbarung auf deiner Website – mit Passwortschutz oder als Link im Onboarding-Prozess. So sparst du Zeit bei jeder neuen Anfrage.
Fazit: Ein Mandatsschreiben ist kein Papierkram – sondern Beziehungsarbeit
Viele glauben, so ein Engagement Letter sei nur Bürokratie. Aber das Gegenteil ist der Fall: Er schafft Klarheit, Transparenz und eine professionelle Basis, auf der alles Weitere aufbauen kann.
Du sagst deinem neuen Mandanten damit: „Ich nehme unsere Zusammenarbeit ernst. Und ich will, dass du weißt, woran du bist.“ Das ist nicht nur rechtlich klug – sondern menschlich stark.
Also: Investiere ein paar Stunden in eine gute Vorlage. Passe sie regelmäßig an. Und nutze sie konsequent. Du wirst sehen – deine Kund*innen (und dein zukünftiges Ich) werden es dir danken.